Hyvä asiakkaamme

Olemme päivittäneet tietosuojakäytäntömme vastaamaan 25.5.2018 voimaan astuvaa EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR). Tietosuoja-asetus vaikuttaa mm. siihen, miten voimme kerätä ja käyttää henkilötietojasi. Kunnioitamme oikeuksiasi ja noudatamme kaikissa palveluissamme kansallista lainsäädäntöä sekä EU:n tietosuoja-asetusta. Päivitetyn tietosuojaselosteemme voit halutessasi tarkistaa alla olevasta selosteesta.

Tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste selvittää, miten käsittelemme henkilötietoja asiakas- ja markkinointiviestinnässä. Sinulla on oikeus henkilötietojen suojaan. Käsittelemme henkilötietoja ainoastaan lainmukaisten käsittelyperusteiden nojalla ja läpinäkyvällä tavalla. Noudatamme Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) säännöksiä ja periaatteita.

1. Rekisterinpitäjä

Ekovilla Oy

Yhteystiedot:
Katajaharjuntie 10,  45720  Kuusankoski

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Matti Kaski
+358 50 384 4668
matti.kaski@ecoup.fi

2. Rekisteröidyt

• Ekovilla Oy:n asiakasyritykset
• Asiakasyritysten luonnolliset henkilöt
• Yhteydenottopyynnön jättäneet asiakkaat

3. Henkilötietojen käyttötarkoitus ja oikeusperuste

Käytämme henkilötietoja yrityksen asiakkuuden hoitoon, viestintään sekä markkinointiin ja myyntiin. Henkilötietojen käsittelyn peruste on yrityksen oikeutettu etu, asiakassuhteeseen liittyvät sopimukset tai henkilön suostumus. Yrityksen oikeutettu etu on tuotteiden ja palvelujen valmistaminen, toimittaminen, myynti sekä markkinointi, joka liittyy vastaanottajan vastuualueeseen yrityksessään.

4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot tai osan niistä:

•  Yhteystiedot kuten nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero
• Työtehtävään liittyvät tiedot kuten tehtävä, vastuualue
• Työnantajayrityksen yhteys- ja taustatiedot

Muut liiketapahtumista ja yhteydenotoista syntyneet tiedot

• Tiedot ostetuista tuotteista/palveluista
• Tapahtumatiedot kuten tilaisuuksiin osallistuminen tai myynnin ja asiakaspalvelun yhteydenotot
• Mahdolliset luvat ja suostumukset
• Mahdolliset muut henkilön suostumuksella kerätyt tiedot
• Markkinointiviestien lähetys-, avaus- ja klikkaustiedot
• Yrityksen verkkosivujen käyttötiedot kuten ajankohta, sivut ja kesto
• Oppaiden ja muun materiaalin tilaus- ja lataustiedot

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen matti.kaski@ecoup.fi

Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.

Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

• Rekisteröityjen itse verkkosivuston, sähköpostin, tilauksen tai muuta kautta ilmoittamat tiedot
• Yrityksen asiakasrekisteri
• Suomen Asiakastiedon päättäjärekisteristä, yritysten julkisilta verkkosivuilta, verkon yhteisöpalveluista tai muista vastaavista rekistereistä saadut yritysten yhteyshenkilöiden tiedot
• Palaute- ja tarjouspyyntölomake, myös manuaalinen
• Palaverimuistiot
• Verkkosivusto ytj.fi

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Olemme varmistaneet, että kaikki toimintaamme liittyvät ulkopuoliset palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Palveluntarjoajia voidaan käyttää palvelujemme ja tuotteiden myynti-, ylläpito- ja tiedottamistarkoitukseen.

8. Käsittelyn kesto

• Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan kuin asiakkuus on voimassa
• tai lakisääteinen tai muu oikeus velvoittaa tietojen säilyttämisen

9. Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle (tilitoimisto ja IT-tuki), jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

12. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterimme on suojattu sisäänpääsyn vaadittavin tunnuksin ja palomuurein ja muiden teknisten keinojen edellyttämillä tavoilla. Rekisteriin pääsee sisälle vain ne henkilöt, kenelle on myönnetty oikeus pääsyyn ja tietojen käsittelyyn. Käyttö on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin. Rekisteri sijaitsee koneessa, jonne pääsy asiattomilta on estetty. Rekisterin sisältämät tiedot ovat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa.

Manuaalinen aineisto säilytetään lukittuna. Tietojen käsittelyä koskevat samat ohjeet kuin atk-aineistoa.